Polityka prywatności

Data wejścia w życie: 10 maja 2026 r.
Wersja dokumentu: 1.1 (skorygowana — struktura prawna marek operacyjnych)

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony internetowej smngroup.pl (dalej: „Serwis") jest:

SMN GROUP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Karoliny 4, 40-186 Katowice
KRS: 0001179459 (Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy KRS)
NIP: 9542889747
REGON: 542028510
Kapitał zakładowy: 5 000,00 PLN

Dane kontaktowe w sprawach ochrony danych osobowych:

• E-mail: rkapcia@smngroup.pl
• Telefon: +48 796 542 794
• Adres korespondencyjny: ul. Karoliny 4, 40-186 Katowice

W dalszej części dokumentu Administrator określany jest jako „SMN GROUP" lub „my".

2. Inspektor Ochrony Danych

SMN GROUP nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). Zgodnie z art. 37 ust. 1 RODO nie zachodzą przesłanki obligatoryjnego wyznaczenia IOD — SMN GROUP nie jest organem publicznym, nie prowadzi przetwarzania szczególnych kategorii danych na dużą skalę i nie monitoruje regularnie i systematycznie osób, których dane dotyczą, na dużą skalę.

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem na adres: rkapcia@smngroup.pl.

3. Zakres niniejszej polityki

Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób fizycznych (dalej: „Użytkownik"), które:

• odwiedzają Serwis smngroup.pl (oraz wersję anglojęzyczną dostępną pod adresem smngroup.pl/en/),
• kontaktują się ze SMN GROUP za pośrednictwem formularza kontaktowego B2B,
• kontaktują się ze SMN GROUP drogą e-mail lub telefoniczną,
• pobierają materiały informacyjne udostępnione w Serwisie (one-pager spółki, materiały dla samorządów).

SMN GROUP prowadzi działalność operacyjną pod kilkoma markami (SMN GROUP, Sales Makers, Twojprad+), które stanowią wewnętrzne kanały sprzedaży i komunikacji w ramach jednego podmiotu prawnego — SMN GROUP Sp. z o.o. Marki operacyjne dostępne pod adresami sales-makers.pl i twojpradplus.pl publikują własne polityki prywatności dostosowane do specyfiki swoich kanałów (B2C, sprzedaż bezpośrednia), jednak Administratorem danych pozostaje ta sama spółka.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4.1. Obsługa zapytań biznesowych (formularz kontaktowy B2B)

• Zakres danych: imię, nazwa firmy, adres e-mail, charakter zapytania, treść wiadomości
• Cel: udzielenie odpowiedzi na zapytanie biznesowe, prowadzenie korespondencji handlowej, prezentacja oferty
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań kierowanych do spółki); w zakresie, w jakim zapytanie zmierza do zawarcia umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przedumowne)
• Okres przechowywania: do zakończenia korespondencji oraz przez okres niezbędny do dochodzenia ewentualnych roszczeń, nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu (zgodnie z ogólnym terminem przedawnienia roszczeń z tytułu działalności gospodarczej — art. 118 Kodeksu cywilnego)

4.2. Kontakt e-mail i telefoniczny zainicjowany przez Użytkownika

• Zakres danych: dane kontaktowe podane przez Użytkownika oraz dane wynikające z treści wiadomości
• Cel: prowadzenie korespondencji
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — obsługa kontaktu zainicjowanego przez Użytkownika)
• Okres przechowywania: zgodnie z punktem 4.1

4.3. Realizacja umów i obsługa relacji handlowych

• Zakres danych: dane kontaktowe osób reprezentujących kontrahenta, dane wynikające z dokumentów umownych i rozliczeniowych
• Cel: zawarcie i wykonanie umowy, rozliczenia, dokumentacja księgowa
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne, w szczególności przepisy podatkowe i o rachunkowości)
• Okres przechowywania: przez okres trwania umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności:
  • dokumentacja księgowa: 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości)
  • dochodzenie roszczeń: do 3 lat od zakończenia umowy (lub innego okresu wynikającego z konkretnej podstawy roszczeń)

4.4. Logi serwera i bezpieczeństwo Serwisu

• Zakres danych: adres IP, informacja o przeglądarce, system operacyjny, data i godzina wizyty, odwiedzane podstrony, źródło wejścia (referrer)
• Cel: zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, diagnostyka błędów, ochrona przed nadużyciami
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — bezpieczeństwo systemu)
• Okres przechowywania: zgodnie z polityką dostawcy hostingu cyber_Folks S.A. — standardowo do 30 dni, dane mogą być przechowywane dłużej w przypadku zidentyfikowanych incydentów bezpieczeństwa

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Podmioty przetwarzające (procesorzy) na podstawie art. 28 RODO

Dane przesłane przez formularz kontaktowy są przekazywane przez Web3Forms na skrzynkę rkapcia@smngroup.pl hostowaną w cyber_Folks S.A. — Web3Forms nie przechowuje danych formularza długoterminowo (retencja: 30 dni w planie bezpłatnym lub 12 miesięcy w planie rozszerzonym, zgodnie z polityką prywatności web3forms.com).

5.2. Podmioty świadczące usługi profesjonalne

Dane mogą być przekazywane podmiotom świadczącym dla SMN GROUP usługi księgowe, prawne i doradcze — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług, na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO) lub w ramach obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej.

5.3. Organy państwowe i sądy

Dane mogą być udostępnione organom publicznym (sądy, prokuratura, organy podatkowe, organy ścigania) wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa i w zakresie wymaganym tymi przepisami.

5.4. Przetwarzanie wewnętrzne w ramach marek operacyjnych

SMN GROUP prowadzi działalność pod kilkoma markami operacyjnymi (SMN GROUP, Sales Makers, Twojprad+). Wszystkie marki funkcjonują w ramach jednego podmiotu prawnego — SMN GROUP Sp. z o.o. — i stanowią wewnętrzne kanały sprzedaży i komunikacji.

Dane Użytkownika przekazane przez Serwis smngroup.pl mogą być wykorzystane wewnętrznie przez wszystkie marki operacyjne SMN GROUP w zakresie niezbędnym do realizacji celów określonych w sekcji 4 — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora). Dane nie są przekazywane podmiotom trzecim w rozumieniu RODO, ponieważ nie opuszczają Administratora.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich (poza EOG)

Dane przesłane przez formularz kontaktowy są przekazywane przez infrastrukturę Web3Forms zlokalizowaną w Stanach Zjednoczonych (region US-East, Amazon Web Services). Po wstępnym przetworzeniu (przekierowanie do skrzynki Administratora w Polsce) dane są usuwane z serwerów Web3Forms zgodnie z ich polityką retencji (30 dni / 12 miesięcy w zależności od planu).

Transfer danych do USA odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (Standard Contractual Clauses) zatwierdzonych decyzją Komisji Europejskiej 2021/914.

Użytkownik ma prawo otrzymać kopię stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z Administratorem.

7. Prawa Użytkownika

W związku z przetwarzaniem danych osobowych, Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

W celu realizacji któregokolwiek z powyższych praw, prosimy o kontakt na adres rkapcia@smngroup.pl. Odpowiedź zostanie udzielona w terminie miesiąca od otrzymania żądania (z możliwością przedłużenia o 2 miesiące w sprawach skomplikowanych — art. 12 ust. 3 RODO).

Prawo skargi do organu nadzorczego

Użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
https://uodo.gov.pl

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych przez Użytkownika jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach jest niezbędne do realizacji określonych celów:

• W formularzu kontaktowym: niepodanie imienia, adresu e-mail lub treści wiadomości uniemożliwi udzielenie odpowiedzi.
• W ramach umowy: niepodanie danych identyfikujących stronę uniemożliwi zawarcie umowy.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

SMN GROUP nie podejmuje wobec Użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych (w tym profilowaniu), które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Użytkownika (art. 22 RODO).

10. Pliki cookies

10.1. Stan obecny

Serwis smngroup.pl został zbudowany jako strona statyczna (Astro 4) z fontami serwowanymi z własnego serwera (self-hosted, bez Google Fonts). SMN GROUP świadomie zrezygnował z korzystania z narzędzi analitycznych i marketingowych:

• Brak Google Analytics, Plausible, Matomo, Hotjar i podobnych narzędzi pomiaru ruchu
• Brak Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, Google Ads, TikTok Pixel i podobnych narzędzi marketingowych
• Brak osadzanych map (Google Maps, OpenStreetMap), iframe'ów YouTube, Vimeo i podobnych usług zewnętrznych
• Brak mediów społecznościowych osadzonych w treści Serwisu (pluginy Like, Share i inne)

10.2. Cookies wykorzystywane przez Serwis

Serwis może wykorzystywać wyłącznie pliki cookies niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony:

• Cookies sesyjne lub konfiguracyjne dostawcy hostingu (cyber_Folks S.A.) — mogą być ustawiane przez infrastrukturę serwerową w celu zapewnienia stabilnej obsługi żądań HTTP. Są to cookies techniczne, nie służą identyfikacji ani śledzeniu Użytkownika.
• Cookies wynikające z wysłania formularza kontaktowego — w momencie wysłania formularza Użytkownik nawiązuje połączenie z infrastrukturą Web3Forms (api.web3forms.com), która może ustawić własne cookies techniczne wyłącznie w kontekście tej operacji. Cookies te są ustawiane na domenie web3forms.com (cookies podmiotu trzeciego — third-party) i podlegają polityce prywatności Web3Forms dostępnej pod adresem https://web3forms.com/privacy.

Zgodnie z art. 398 ust. 5 ustawy z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, cookies niezbędne do funkcjonowania Serwisu nie wymagają uzyskania zgody Użytkownika.

10.3. Brak cookies marketingowych i analitycznych

W związku z brakiem narzędzi analitycznych i marketingowych Serwis nie ustawia cookies, które wymagałyby zgody Użytkownika w rozumieniu art. 398 ust. 1 PKE. Z tego powodu Serwis nie wyświetla banera zgody na cookies (Cookie Consent Banner).

W razie wprowadzenia w przyszłości narzędzi analitycznych lub marketingowych SMN GROUP zaktualizuje niniejszą politykę oraz wdroży mechanizm zarządzania zgodą zgodny z PKE.

10.4. Zarządzanie cookies w przeglądarce

Użytkownik może w każdej chwili zarządzać plikami cookies poprzez ustawienia używanej przeglądarki internetowej:

• Google Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647
• Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/kb/ciasteczka
• Safari: https://support.apple.com/pl-pl/guide/safari/sfri11471/mac
• Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/pl-pl/microsoft-edge

Wyłączenie cookies technicznych może spowodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcji Serwisu.

11. Bezpieczeństwo danych

SMN GROUP stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii przetwarzanych danych, w szczególności:

• transmisję danych przez protokół HTTPS (szyfrowanie SSL/TLS),
• ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych,
• zawieranie umów powierzenia przetwarzania danych z procesorami,
• weryfikację dostawców pod kątem zgodności z RODO,
• regularne aktualizacje oprogramowania.

12. Linki do serwisów zewnętrznych

Serwis może zawierać linki do innych serwisów prowadzonych przez SMN GROUP w ramach marek operacyjnych (sales-makers.pl, twojpradplus.pl) — przetwarzanie danych w tych serwisach pozostaje pod kontrolą tego samego Administratora, jednak każdy serwis publikuje osobną politykę prywatności dostosowaną do specyfiki kanału.

Serwis może również zawierać linki do stron internetowych prowadzonych przez podmioty zewnętrzne (profile w mediach społecznościowych, strony partnerów handlowych). Polityka prywatności tych podmiotów może różnić się od niniejszej. SMN GROUP nie ponosi odpowiedzialności za zasady przetwarzania danych przez te podmioty — Użytkownik powinien zapoznać się z ich politykami prywatności bezpośrednio.

13. Zmiany polityki prywatności

SMN GROUP zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności. O istotnych zmianach Użytkownicy będą informowani poprzez aktualizację daty wejścia w życie na początku dokumentu.

Aktualnie obowiązująca wersja polityki dostępna jest pod adresem: https://smngroup.pl/polityka-prywatnosci

14. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych w niniejszej polityce prywatności obowiązują przepisy:

• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
• Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.),
• Ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221),
• Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. 2020 poz. 344 z późn. zm.).